Tijdregistratie in een zorginstelling : ja maar .

2015-01-30

Tijdregistratie en uurroosterplanning worden dikwijls in één adem genoemd. Er zijn inderdaad heel wat punten van overeenkomst : beide behandelen personeelsleden, shifts, afwezigheden, toeslagen, koppeling met lonen enz. Er zijn echter ook grote verschillen die verder in het artikel duidelijk zullen worden. Beide systemen kunnen samen of afzonderlijk worden ingevoerd.

Af en toe komen we  zorginstellingen tegen die een prioriteit maken van de aanschaf van een tijdregistratiesysteem, eerder dan van een planningsysteem. Het lijkt ons de omgekeerde wereld. Waarom ?

Wat verwachten we van tijdregistratie ?

  1. De werknemers zullen hun aankomst- en vertrektijden en dikwijls ook nog hun pauzes “real time” melden (boeken) aan de hand van een registratieapparaat : badgelezer, fingerscan, aanmelding op computer …
  2. Wanneer medewerkers te laat komen of te vroeg weggaan of andere dingen doen die niet conform zijn met hun uurrooster voor die dag, willen we daarvan verwittigd worden via bijvoorbeeld een anomalielijst.
  3. Op basis van de boekingen willen we dat het systeem voor ons de gewerkte tijd berekent – en dit op een intelligente manier. Bijvoorbeeld : indien een medewerker in een vast regime moet beginnen te werken om 8:00 uur en hij boekt in om 7:45, dan hoort het systeem te weten dat deze eerste 15 minuten niet geteld mogen worden als werktijd.
  4. Als we eenmaal gewerkte tijden hebben, willen we dat het tijdregistratiesysteem deze opsplitst volgens de verschillende toeslagen die zullen betaald worden : avonduren, nachturen, onderbroken en weekend-uren

Tijdsregistratie omvat uiteraard nog heel wat meer (zoals bevoorbeeld aan-en afwezigheidsrapporten) maar in deze context beperken we ons tot de genoemde vier punten. U zult zien waarom.

Zonder planning staan we nergens !

Het is duidelijk dat in het voorgaande lijstje punt 2, 3 en dus ook 4 alleen maar kunnen plaatsvinden indien u vooraf een planning voor uw medewerkers hebt opgesteld : immers, indien uw tijdregistratiesysteem niet weet van wanneer tot wanneer uw medewerkers moesten komen werken,

  • hoe kan het dan weten dat iemand te laat is (zoals uitgelegd is in punt 2) aangezien het niet weet wanneer de persoon er moest zijn  ?
  • hoe kan het dan de gepresteerde uren berekenen (zoals uitgelegd is in punt 3) aangezien het niet weet welke uren wel of niet in aanmerking mogen genomen worden. ?
  • hoe kan het dan juiste uren doorgeven naar de lonen (zoals uitgelegd in punt 4) aangezien we wegens vorig punt niet weten over hoeveel uren het precies gaat ?

Een uurroosterplanning invoeren is dus noodzakelijk.

Kan zo een planning ingevoerd worden in een klassiek tijdsregistratiesysteem ?

Natuurlijk wel, maar bedenk dat de meeste tijdregistratiesystemen gemaakt zijn voor klanten met eenvoudige planningen : administratieve medewerkers die van maandag tot vrijdag werken en in het weekend vrij zijn of industrieën waar men afwisselt tussen een week vroege en een week late. Dit zijn gemakkelijke opdrachten voor een klassiek tijdregistratiesysteem.

Waarin schiet een klassiek tijdregistratiesysteem dan tekort ?

Wanneer een planning complex is zoals dat voor zorgafdelingen meestal het geval is, wordt het zeer omslachtig die in een klassiek tijdregistratiesysteem in te brengen omdat dit de instrumenten mist om een degelijke planning te maken. We doelen hier op :

  • De mogelijkheid om de onregelmatige en dikwijls wisselende uren van zorgmedewerkers in te geven en te beheren. Ook het bijhouden van de veelvuldige uitzonderingen, waarbij men toch moet blijven weten wat de oorspronkelijke situatie was, kan een klassiek tijdregistratiesysteem niet aan.
  • De mogelijkheid om na te gaan of er op elk moment van de dag wel voldoende verpleegkundigen en verzorgenden zijn gepland. Bezettingseisen ontbreken in een klassiek tijdregistratiesysteem evenals de mogelijkheid die per kwalificatie na te gaan.
  • De mogelijkheid om na te gaan of de planning wel voldoet aan alle wettelijke eisen als daar zijn : de minimumtijd tussen twee shifts, het maximaal aantal werkuren per week, de zondagsrust …..
  • De mogelijkheid om proactief na te gaan of de medewerkers - qua uren - gepland worden volgens hun contracttijd; met andere woorden of ze niet teveel overuren gepland krijgen.

Concrete ervaringen

Twee van onze huidige klanten (Woon- en Zorgcentra) wisten ons te vertellen dat ze ooit een klassiek tijdregistratiesysteem hadden gekocht maar daar niet méér konden mee doen dan met een gewone prikklok : de uren van aankomst en van vertrek van hun medewerkers bijhouden. Wilden ze weten of een werknemer al dan niet op tijd was gekomen (punt 2 van onze verwachtingen), dan moesten ze er de Excel planning bijhalen die door de hoofdverpleegkundige was gemaakt en visueel het boekingenrapport daarmee vergelijken. Verwachtingen 3 en dus ook 4 waren al helemaal onmogelijk.

Besluit

Indien u te maken hebt met onregelmatige planningen waarin bezettingseisen en wettelijke regels moeten worden gerespecteerd en urensaldo’s opgevolgd, is a priori een geavanceerd uurroosterplanningssysteem absoluut noodzakelijk.

U kunt er dan voor kiezen om :

  • Uurroosterplanning samen met tijdregistratie in te voeren.
  • Uurroosterplanning in te voeren zonder tijdregistratie. Dit is werkbaar qua aanmaken van planning en beheren van gewerkte tijden van afwezigheden. Nadeel is dat u niet beschikt over aan- en afwezigheidsrapporten en over aanwezigheidscontrole. Wanneer deze laatste twee elementen voor u geen prioriteit zijn, is dit ongetwijfeld de gemakkelijkste en meest prijsgunstige oplossing.
  • Tijdregistratie in te voeren zonder uurroosterplanning. Zoals aangegeven is dit enkel werkbaar indien uw planning eenvoudig en volledig cyclisch is. Is uw planning wat complexer, kunt u er geen kant mee op. In elk geval beschikt u dan niet over de mogelijkheid om bezettingseisen waaronder verpleegkundige permanentie en controle op de  naleving van de wettelijke eisen te doen.

Wenst u een dialoog op te starten over dit artikel of over de inhoudelijke aspecten van uurroosterplanning, mag u via deze BLOG contact opnemen met ondergetekende die bijna 30 jaar ervaring heeft in het invoeren van tijdregistratie- en planningssystemen en hier ook consultancy over verstrekt.

Peter Coppens
Zaakvoerder Time Gala

info@timegala.com

 
 
Reageer als eerste
 
Reageer op dit artikel:
Gelieve alle gegevens correct in te vullen.



 
< Vorig artikel   

< Terug naar overzicht