Overwegingen bij de aanschaf van uurroosterplanning

2014-09-30

De beslissing is gevallen : u gaat een uurroosterplanningssysteem aanschaffen. “Het welke”, is nu de vraag.

Valkuil

Het lijkt aantrekkelijk eens bij bevriende instellingen te polsen welk systeem zij gebruiken en eens te gaan kijken. Dat is een goed idee maar hou er rekening mee dat elke instelling zijn eigen prioriteiten en manier van werken heeft die niet noodzakelijk overeenkomen met de uwe.

Het komt in de praktijk ook vaak voor dat systemen onderbenut worden. Een geavanceerd uurroosterplanningssysteem heeft meestal heel wat mogelijkheden maar deze worden niet altijd geëxploiteerd door hun gebruikers. De redenen daarvoor zijn uiteenlopend :

  • De directie van de betrokken instelling wenst weinig te investeren in opleiding/begeleiding door de leverancier waardoor die interessante bijkomende mogelijkheden niet gekend zijn. Onze ervaring is nochtans dat een instelling die een jaar na zijn initiële opleiding investeert in een extra begeleidingsdag in alle gevallen zeer blij is met de opfrissing en het aanleren van nieuwe verworvenheden waardoor ze tijd gaan winnen en hun investering meer zal renderen.
  • De medewerkers die oorspronkelijk de opleiding hebben gevolgd, zijn er niet meer en hun vervangers weten weinig meer dan de allernoodzakelijkste functies om hun uren correct naar de lonen te krijgen. In de praktijk wordt er dan niet meer op een tijdbesparende manier gewerkt.

Het is altijd een afknapper en ook tijdverlies wanneer men bij zo een instelling op referentiebezoek gaat en dikwijls houdt men een onrealistische indruk van het systeem zelf over.

In het algemeen is het ook af te raden om blindelings de beslissing van anderen, ook van overkoepelende organisaties te volgen omdat u niet weet welke criteria zij gehanteerd hebben bij hun keuze en of die wel overeen komen met uw eigen perceptie.

Internet

Het internet is zeker een nuttige bron om potentiële leveranciers op te sporen. Belangrijk hierbij is dat u uw opzoeking zo gericht mogelijk doet. Geschikte zoektermen zijn : “geavanceerde uurroosterplanning”, “volwaardig planningssysteem” en “wettelijke planningsregels”.

Demonstratie

U heeft een lijstje van potentiële leveranciers samengesteld. Vooraleer u uw lastenboek gaat opmaken vraagt u best een uitgebreide demonstratie van een kundig demonstrator. Als hij zijn job goed doet, zal hij met u uw doelstellingen bespreken, uw horizon verruimen en u in zijn software juist die zaken laten zien die volledig ingaan op uw situatie. U zult ook kunnen vaststellen of het aangeboden systeem voldoende flexibel is. Een belangrijke vraag hierbij is of het mogelijk is uw aanvankelijke keuzes bij de parametrisatie achteraf nog te wijzigen. Bijvoorbeeld : uw instelling is ingedeeld in een aantal “afdelingen” of “planningsunits” maar, naar aanleiding van een reorganisatie of een nieuwbouw, wenst u deze indeling grondig aan te passen en uw werknemers op een totaal andere manier te gaan groeperen en te plannen. Vele systemen moeten hiervoor passen.

Vele gegadigden staan nochtans wantrouwig tegenover een demonstratie door de leverancier. Ze zijn bang dat de verkoper hen “iets op de mouw gaat spelden”. Inderdaad zijn niet alle firma’s even betrouwbaar op dit gebied. Om dit te vermijden hebt u twee stokken achter de deur :

  • Stok 1 : Eis dat de demonstrator alles “bewijst” wat hij vertelt door het in zijn software meteen te tonen. Neem geen genoegen met een “ja, dat kan”. Kan hij het op het moment zelf niet bewijzen en belooft hij u een bewijs op een later moment, hou dan bij of u dit bewijs ook werkelijk krijgt.
  • Stok 2 : Ideaal is dat de demonstrator/verkoper ook diegene is die achteraf het systeem bij u komt implementeren. Immers, hij heeft samen met u uw doelstellingen besproken en u heeft ook al meteen een indruk kunnen opdoen van zijn competentie. Nog altijd “vallen” instellingen voor de vlotte praatjes van een verkoper die ze nochtans, na de bestelling, nooit meer zullen zien. Sterker nog, ze hebben geen benul van de technische competentie en de pedagogische vaardigheden van degene die de opleiding/begeleiding zal komen geven. Vraag opheldering op dit punt.

Waarom is het toch nuttig contact op te nemen met bestaande klanten van uw potentiële leverancier ?

Los van de eerder genoemde valkuil is het wél nuttig om aan bestaande gebruikers te vragen of zij tevreden zijn met de dienstverlening die zij krijgen van hun leverancier. Hou daarbij rekening met het feit dat “tevredenheid” weerom een zeer persoonlijk karakter heeft. Stel daarom concrete vragen zoals :

  • Is de opleiding/begeleiding goed verlopen en was de begeleider competent ?
  • Werken de planners graag met het pakket ? Wij hebben weet van instellingen waar men ooit een planningssysteem kocht maar waar in de praktijk de planners hun planning nog steeds op papier of Excel maken en hem enkel in het pakket invoeren ter wille van de personeelsdienst.
  • Hoeveel dagen heeft hun leverancier nodig gehad voor de implementatie ; elke dag kost immers zijn tijd en zijn prijs ?
  • Hoe vlot was hun systeem operationeel ; wat was de doorlooptijd ; wanneer konden ze voor het eerst hun loonprogramma voeden met de uurroostergegevens ?
  • Hoe snel reageert de leverancier op een telefoontje of vraag ; krijgt u dan professionele hulp ?
  • Hoe dikwijls worden updates verstrekt van de software ? Dit laatste punt behoeft enige toelichting. Meestal staat in de onderhoudsvoorwaarden vermeld dat nieuwe releases (lees : met nieuwe mogelijkheden) van de software inbegrepen zijn. Maar worden de klanten hiervan verwittigd ? Kunnen zij gemakkelijk deze nieuwe versies bij hen geïnstalleerd krijgen. En zijn die nieuwe mogelijkheden voldoende gedocumenteerd ? Voor een leverancier is het ter beschikking stellen van nieuwe releases steeds een extra werk. Wellicht verkiest hij dat klanten zo weinig mogelijk overschakelen en is hij karig met informatie over nieuwe versies.

Opzettelijk gaan we hier niet in op de functionele aspecten waaraan een goed uurroosterplanningssysteem moet voldoen, maar wel op een aantal belangrijke zij-aspecten waar dikwijls (te) weinig aandacht aan wordt besteed. Wenst u een dialoog op te starten over dit artikel of over de inhoudelijke aspecten van uurroosterplanning, mag u via deze BLOG contact opnemen met ondergetekende die bijna 30 jaar ervaring heeft in het invoeren van tijdregistratie- en planningssystemen en hier ook consultancy over verstrekt.

Binnenkort publiceren we een artikel over de valkuilen die u kunt tegenkomen wanneer u tijdregistratie al dan niet zonder uurroosterplanning wil invoeren.

Peter Coppens
Zaakvoerder Time Gala

info@timegala.com

 
 
Reageer als eerste
 
Reageer op dit artikel:
Gelieve alle gegevens correct in te vullen.



 
Volgend artikel >

< Terug naar overzicht