Algemene voorwaarden

Art. 1 Geldigheid

Deze algemene voorwaarden zullen van toepassing zijn op alle overeenkomsten die tussen Time Gala en de klant worden gesloten of uitgevoerd, ondanks alle voorwaarden of termijnen door de klant aangeduid of ingelast in zijn bestelorders, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Art. 2 Offertes

2.1 Al de informatie en aanbiedingen van Time Gala worden vrijblijvend en ten indicatieve titel verstrekt. Elke verstrekte bestelling bindt Time Gala slechts na schriftelijke bevestiging van aanvaarding hiervan. Eventuele onjuistheden in de orderbevestiging van Time Gala dienen door de klant schriftelijk bekend te worden gemaakt binnen 8 dagen na deze bevestiging. De installatie van de software geldt als aanvaarding van de bestelling door Time Gala

2.2 Eventuele schattingen voor het aantal dagen dienstverlening (projectbegeleiding, opleiding, installatie, klanteigen ontwikkelingen) worden te goeder trouw opgegeven. Immers, het aantal benodigde dagen is afhankelijk van verschillende factoren :

  • De grootte en complexiteit van de organisatie
  • Wordt de opleiding enkel verstrekt aan een projectgroep die dan de andere gebruikers/planners zal opleiden of moet Time Gala elke gebruiker opleiden
  • Hoe grondig wil de klant het systeem kennen : volstaat een praktische gebruikerskennis of wenst hij een diepgaande kennis van de parametrisatie
  • Wenst de klant hulp bij het analysen van zijn organisatie en het bijwerken van zijn interne spelregels naar aanleiding van de invoer van PlanExpert.
  • Het niveau van de personen die de opleiding volgen. Wanneer dat bijvoorbeeld mensen zijn die nog geen enkele computerervaring hebben, gaat het natuurlijk niet zo vlug.
  • Voor de start van de opleiding en tussen de opleidingsdagen door vraagt Time Gala aan de klant om bepaalde taken uit te voeren die moeten toelaten zijn systeem te configureren. Indien deze taken niet worden uitgevoerd, verlengt dit de invoertijd..

Daarom zal het werkelijk aantal dagen zal op basis van nacalculatie verrekend worden in functie van de vragen en noden van de klant die in de loop van het project kunnen evolueren.

Art. 3 Prijzen

3.1 Alle door Time Gala aangeboden of genoemde prijzen of tarieven zijn exclusief BTW en gelden, tenzij anders expliciet vermeld, tot 30 dagen na offertedatum.

3.2 In de prijs van de licentie is inbegrepen:

  • De aflevering franco op het adres van de klant, inclusief de kosten voor verpakking en transport.
  • Het gebruiksrecht (licentie) van de gespecificeerde software voor het voorziene aantal te beheren medewerkers en het voorziene aantal sites.

3.3 De dienstverlening die bij de klant doorgaat, wordt in principe uitgevoerd in volle dagen. Wenst de klant te werken met halve dagen zal hier door Time Gala een prijsvoorstel voor worden uitgewerkt..

3.4 Afgesproken opleidingsdagen kunnen geannuleerd worden tot 5 werkdagen vooraf zonder kosten. Daarna zijn ze integraal te betalen.

3.5 Kilometers, gereden om dienstverleningsopdrachten uit te voeren, kunnen worden aangerekend. Tijdens het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van het onderhoudscontract zijn de de arbeidstijd en de reistijd echter in de prijs van het omnium onderhoud begrepen.

3.6 Bij aanschaf van bijkomende modules of licentieverhogingen worden deze automatisch mee verrekend in het onderhoudscontract.

3.7 De in de offerte opgegeven onderhoudsprijs is jaarlijks herzienbaar volgens de gezondheidsindex.

Art. 4 Betalingsvoorwaarden

4.1 Licentiekost van de standaardsoftwaremodules en loonkoppelingen

  • De licentiekosten worden gefactureerd bij de levering.

4.2 Dienstverlening

  • Dienstverlening omvat installatie, parametrisatie en opleiding bij de klant of voorbereiding van deze werkzaamheden in de kantoren van Time Gala.
  • De dagen dienstverlening worden gefactureerd nadat deze dienstverlening werd uitgevoerd.

4.3 Meerwerk of nutteloze verplaatsingen als gevolg van het niet naleven van de klant van gemaakte afspraken (niet klaar zijn met bepaalde voorbereidingen) worden extra aangerekend.

4.4 De onderhoudsprijs, vermeerderd met de verschuldigde BTW, is jaarlijks vooraf te betalen binnen 30 dagen na factuurdatum.

4.5 Alle facturen zijn betaalbaar zonder korting binnen de 30 dagen na factuurdatum.

4.6 Bij niet betaling door de klant aan Time Gala op de vervaldag zijn alle daaruit voortvloeiende kosten ten laste van de klant. Daaronder zijn begrepen : de kosten van interne administratieve behandeling en alle gebeurlijke kosten in verband met externe rechtsbijstand.

4.6 Bij in gebreke blijven m.b.t. de betaling van het onderhoudscontractkan Time Gala van rechtswege de werking of de hernieuwing van het contract opschorten tot wanneer de bijdrage wordt betaald, zonder dat de einddatum van het onderhoudscontract gewijzigd wordt.

4.7 Ingeval een factuur op haar vervaldag geheel of gedeeltelijk onbetaald is gebleven, is de klant ertoe gehouden om van rechtswege, boven de nog verschuldigde hoofdsom en zonder dat daartoe een voorafgaande ingebrekestelling vereist is, vanaf factuurdatum een nalatigheidinterest te betalen van 1% per maand. Elke begonnen maand zal als een volledige maand gerekend worden.

Art. 5 Eigendomsrecht

Alle aan de klant geleverde zaken blijven eigendom van Time Gala totdat alle bedragen, die klant verschuldigd is voor de krachtens overeenkomst geleverde of te leveren zaken of verrichte of te verrichten werkzaamheden, volledig zijn voldaan. Ook met betrekking tot rechtstreeks door derden in opdracht van Time Gala aan opdrachtgever geleverde zaken geldt dat de klant Time Gala als eigenaar zal beschouwen tot het moment dat klant aan zijn verplichtingen als omschreven in de vorige zin heeft voldaan.

Art. 6 Overmacht

6.1 Time Gala is niet aansprakelijk wanneer de service niet kan worden verzekerd ingevolge gevallen van overmacht, zoals geregeld door het gemeen recht.

6.2 In geval van overmacht zijn Time Gala en de klant gerechtigd de naleving van de voor elk der partijen uit de onderhoudsovereenkomst voortvloeiende verplichtingen geheel of gedeeltelijk op te schorten voor de duur van zodanige overmacht zonder over en weer tot enige schadevergoeding te kunnen worden verplicht.

6.3 Indien de overmachtperiode langer dan een maand heeft geduurd, kan de partij tegenover wie een beroep op overmacht wordt gedaan, de overeenkomst per met de andere partij per aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang ontbinden, zonder dat de partijen daarvan over en weer tot schadevergoeding gehouden zijn.

Art. 7 Aansprakelijkheid

7.1 Deze verbintenis is een verbintenis van middelen, tenzij expliciet anders overeengekomen. De klant verklaart op de hoogte te zijn van het feit dat PlanExpert een standaardsoftware (geen maatwerkproduct) is met vele parametriseerbare mogelijkheden maar realiseert zich dat er ook beperkingen zijn. Aan de hand van antwoorden op een lastenboek en/of een uitgebreide demonstratie heeft de klant de gelegenheid gehad na te gaan dat PlanExpert conform was aan zijn wensen. Er kan dus nooit verhaal ingediend worden wegens ontbrekende functionaliteit in het programma, indien zij niet vooraf werd besproken. Eventueel is Time Gala binnen redelijke grenzen en termijnen bereid aan de ontwikkelaar te vragen nuttige functionaliteiten aan PlanExpert toe te voegen als de marktsituatie dit wenselijk maakt en er een draagvlak is bij de gebruikers.

7.2 Time Gala heeft het recht de verkochte systemen en onderhoudscontracten over te dragen naar een gekwalificeerde partner. Deze overdracht zal door beide partners schriftelijk aan de klant worden meegedeeld. De klant aanvaardt met de nieuwe partner een onderhoudsovereenkomst af te sluiten aan dezelfde voorwaarden als met Time Gala.

7.3 GeoCon GmbH gevestigd in de Rudowerchaussee 29 te 12489 Berlijn, Duitsland is de ontwikkelaar van PlanExpert en verplicht zich tot het ondersteunen van Belgische en Nederlandse klanten in het geval dat Time Gala of zijn partners om gelijk welke redenen hun verplichtingen m.b.t. onderhoud niet meer zouden kunnen nakomen.

Art. 8 Betwisting

8.1 Indien één der partijen in gebreke blijft met betrekking tot de nakoming van zijn verplichtingen, voortvloeiende uit deze overeenkomst en duurt dit langer dan 30 dagen na schriftelijke kennisgeving hiervan door de wederpartij voort, dan heeft deze laatste het recht deze overeenkomst, dan wel het onderhoud van de betreffende apparatuur schriftelijk met onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst te beëindigen.

8.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts van kracht indien deze schriftelijk door beide partijen zijn overeengekomen.

8.3 Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. ieder geschil naar aanleiding van de interpretatie of de uitvoering ervan zal behoren tot de competentie van de rechtbank van Vlaams-Brabant.

Art. 9 Opschorting & Ontbinding

9.1 Time Gala is zonder enige verplichting tot schadevergoeding gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden in geval de klant enige verplichting uit hoofde van de overeenkomst niet, niet behoorlijk of niet tijdig nakomt. Hiertoe zal Time Gala aan de klant een ingebrekestelling schriftelijk laten geworden waarbij zij de klant in de gelegenheid stelt alsnog aan zijn verplichting te voldoen. Ingeval van faillissement en surseance van betaling of beslag op de goederen van klant wordt de overeenkomst ook ontbonden.

Art. 10 Bescherming van informatie en kennis

10.1 Alle aan Time Gala toekomende rechten van intellectuele eigendom blijven voorbehouden, ook voorzover zij in het kader van prestaties ten behoeve van de klant hun grondslag vinden. De klant heeft toestemming om desbetreffende rechten ten behoeve van de eigen bedrijfsuitoefening toe te passen, in de mate waarin dat klaar¬blijkelijk door de betreffende overeen¬komst tussen Time Gala en de klant beoogd is.

10.2 Beide partijen aanvaarden de verplichting om gegevens, waarvan men in het kader van door deze algemene voorwaarden beheerste overeenkomsten of prestaties kennis krijgt, en waarvan duidelijk is dat die tot de vertrouwelijke informatie van de wederpartij behoren, als strikt vertrouwelijk te behandelen.

Specifieke voorwaarden PlanExpert inzake onderhoud

Art. 11 Duur en beëindiging

11.1 Het omnium onderhoudscontract vangt aan vanaf de eerste van de maand volgend op de installatie van de software bij de klant. Time Gala verklaart om gedurende een periode van drie jaar de software te onderhouden. De klant verklaart op zijn beurt gedurende deze periode het onderhoud af te nemen. Na deze periode wordt de onderhoudsovereenkomst telkens automatisch verlengd met één jaar tenzij één van de partijen de overeenkomst schriftelijk heeft opgezegd, minimaal drie maanden voor de vervaldag.

Art. 12 Onderhoudsverplichtingen van Time Gala

12.1 Gedurende de onderhoudsperiode verbindt Time Gala zich ertoe de software in goed werkende staat te houden door het verrichten van herstellingsonderhoud.

12.2 Het software onderhoud kan ook het installeren van verbeterde versies van programma's omvatten, zonder fout¬mel¬ding door de klant. Deze verbeteringen slaan op zogenaamde bugfixes die Time Gala nodig acht voor een betere werking van de software. Onder deze verbeteringen worden niet begrepen : de aanvullende functies of gebrui¬kers¬vereenvoudigingen van de software die niet aanwezig waren bij de oorspronkelijke bestelling en die deel uitmaken van nieuwe softwaremodules.

12.4 Nieuwe releases van de bij de klant geïnstalleerde standaardsoftware worden gratis door Time Gala ter beschikking gesteld. Indien de klant van deze optie gebruik maakt, wordt hij geacht op zijn kosten over te gaan tot de eventuele aanschaf van de voor PlanExpert vereiste hardware.

12.5 Na melding van een softwareprobleem tijdens de kantooruren van 9:00 tot 17:00 uur of per e-mail zal Time Gala contact opnemen met de klant teneinde de actie ter oplossing van het probleem mede te delen. Time Gala zal zich inspannen om de oplossingen van storingen waarbij de software helemaal niet meer kan functioneren binnen 1 werkdag op te lossen. De overige storingen zullen, afhankelijk van de urgentie zo spoedig mogelijk worden verholpen waarbij Time Gala aan de klant de vermoedelijke oplossingstermijn zal opgeven.

12.6 Time Gala voorziet telefonische ondersteuning. Dit betreft uitleg met betrekking tot het functioneren van de software aan de door de klant aangeduide applicatieverantwoordelijke (en zijn eventuele vaste vervanger) die eerder bij Time Gala een opleiding tot applicatieverantwoordelijke genoten heeft. De klant heeft recht op maximaal 2 uur telefonische assistentie per maand. Implementeren van nieuwe functionaliteit valt buiten de klassieke telefonische ondersteuning en kan worden aangerekend. In dat geval laat Time Gala dit ook vooraf weten aan de klant.

12.7 Time Gala kan bij het uitbrengen van een nieuwe release een datum aankondigen (echter minimaal 1 jaar later) vanaf wanneer de oude release niet meer onderhouden wordt.

Art. 13 Verplichtingen van de klant.

13.1. De klant zal de geconstateerde storing(en) in de software zo gedetailleerd mogelijk schriftelijk aan Time Gala melden. Na ontvangst van de melding zal Time Gala zo spoedig mogelijk de storing(en) herstellen. Time Gala is gerechtigd tijdelijke oplossingen dan wel programma-omwegen of probleemvermijdende restricties in de software aan te brengen, mits geen ernstige stagnatie in de geautomatiseerde bedrijfsvoering van de klant ontstaat. De klant zal het personeel van Time Gala ongehinderd toegang tot de betrokken apparatuur verlenen waarop de software functioneert.

13.3 De klant is verantwoordelijk om op regelmatige basis back-ups van zijn gegevens te nemen.

13.4 Zonder vooraf verkregen schriftelijke toestemming van Time Gala zal de klant geen wijzigingen aan de software en de database mogen aanbrengen.

13.5 De klant verbindt er zich toe een remote verbinding tot stand te brengen met het kantoor van Time Gala teneinde een vlotte dienstverlening mogelijk te maken. Hiertoe is er binnen PlanExpert een optie die een remote verbinding mogelijk maakt. De klant kan bij elke noodzaak tot verbinding ofwel op permanente basis aan Time Gala de toestemming geven de schermen van PlanExpert te bekijken of zelfs aan te passen.

Art. 14 Uitsluitingen

14.1. De herstelling van schade die voortvloeit uit onoordeelkundig gebruik of van buiten komende oorzaken zoals bedieningsfouten, vervoer, nalatigheden, gebruikersfouten, fouten in communicatielijnen, netspanningsstoringen, blikseminslag, ongeval, brand, waterschade, of storingen veroorzaakt door andere apparatuur, zonder evenwel hiertoe beperkt te zijn, zullen de klant in rekening worden gebracht, volgens de dan geldende tarieven voor soortgelijke werkzaamheden. Op verzoek van de klant zal Time Gala voor zover mogelijk een voorafgaande kostenspecificatie verstrekken.

14.2 Time Gala kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventueel verlies van niet gekopieerde gegevens. Eventuele recuperatie van de verloren gegevens vallen buiten het standaard onderhoudscontract en worden steeds op basis van nacalculatie uitgevoerd.