Conditions générales

Art. 1    Validité

1.1.    Ces conditions générales seront d’application pour tous les contrats qui seront conclus ou exécutés entre le client et Time Gala, en dépit de toutes les conditions indiquées par le client ou faisant partie de ses bons de commande, sauf si un arrangement différent aurait été convenu par écrit.

Art.  2    Offres

2.1   Toutes les informations et offres sont fournies par Time Gala à titre indicatif et ne sont pas contraignantes. Chaque commande par écrit engage Time Gala seulement après une confirmation et acceptation par écrit. Des erreurs éventuelles dans la confirmation de la commande envoyée par Time Gala doivent être signalées par le client par écrit dans les 8 jours après réception de cette confirmation. L’installation du logiciel tient lieu d’acceptation de la commande par Time Gala.

2.1   Les estimations éventuelles pour le nombre de jours de services (accompagnement de projet, formation, installation) sont données de bonne foi. Le nombre de jours nécessaires est dépendant de plusieurs facteurs :

  • La taille et la complexité de l’organisation.
  • Faut-il dispenser la formation uniquement au groupe de projet qui formera à son tour les autres utilisateurs et planificateurs ou faut-il former chaque utilisateur.
  • Est-ce que le client souhaite connaître le système et sa paramétrisation dans toute sa profondeur ou est-il satisfait d’une connaissance pratique de l’utilisation de planification journalière.
  • Est-ce que le client souhaite de l’aide afin d’analyser son organisation et de mettre à jour ses règles internes lors de l’introduction de PlanExpert.
  • Le niveau des personnes qui suivront la formation. Si par exemple il s’agit de personnes qui n’ont jamais touché à un ordinateur, ils ne pourrons pas avancer aussi vite.
  • Avant le début de la formation et entre les jours de formations Time Gala demandera au client d’effectuer quelques tâches qui permettront une implémentation plus efficace. Cependant si, ses tâches ne sont pas effectuées, cela prolongera le temps d’implémentation.

C’est la raison pour laquelle le nombre réel de jours de service sera calculé à posteriori d’après les prestations effectivement fournies à la suite des questions et demandes du client qui peuvent évoluer pendant le projet.

Art. 3    Prix

3.1   Tous les prix proposés ou mentionnés par Time Gala sont hors TVA et sont valables pendant 30 jours après la date de l’offre.

3.2   Dans les prix sont compris :

  • La livraison à l’adresse du client, y compris les coûts de l’emballage, du transport et de l’assurance du transport.
  • Le droit d’utilisation (licence) du logiciel spécifié pour le nombre de collaborateurs et le nombre de sites indiqués.

3.3   Les journées de formation peuvent être annulées jusqu’à 5 jours de travail à l’avance sans pénalité. Après ce délai elles seront facturées intégralement.

3.4   Les prestations de services qui se passent auprès du client sont exécutées en journées entières. Si le client souhaite travailler avec des demi-journées Time Gala fournira un prix adapté.

3.5   Les kilomètres parcourus afin d’exécuter des prestations de services auprès du client peuvent être comptés. Par contre, si l’exécution du contrat d’entretien demanderait des prestations de services auprès du client, les kilomètres ainsi que le temps de trajet seront compris dans le contrat d’entretien omnium.

3.6   Lors d’achat de modules supplémentaires ou d’augmentations de licences, ceux-ci sont automatiquement ajoutés dans le contrat d’entretien.

3.7   Le prix du contrat d’entretien qui est donné dans l’offre est successible à une adaptation annuelle en fonction de l’index de santé.

Art. 4   Conditions de payement

4.1   Coût des licences du logiciel standard et de ses extensions :

  • Les coûts des licences et de ses extensions sont facturés à la livraison.

4.2   Services

  • Les services comprennent l’installation, la paramétrisation et la formation auprès du client ou la préparation de ces travaux dans les bureaux de Time Gala.
  • Les journées de services sont facturées après chaque journée prestée.

4.3   Du travail supplémentaire ou des déplacement inutiles en conséquence du fait que le client n’a pas respecté ses obligations (par exemple ne pas être prêt avec certains préparatifs) sera facturé.

4.4   Le prix du contrat d’entretien, majoré de la TVA est facturé chaque année au début de l’année d’entretien.

4.5   Toutes les factures sont payables sans remises endéans les 30 jours après la date facture.

4.6   En cas de non payement par le client à Time Gala à la date ultime, tous les frais qui seront engendrés par ce retard seront à charge du client. Sans ces frais sont compris les frais du traitement administratif et, au besoin, les frais d’assistance juridique.

4.6   En cas de non payement du contrat d’entretien, Time Gala aura le droit de suspendre le fonctionnement ou le renouvellement de ce contrat jusqu’au moment où la contribution aura été payée sans que la date finale du contrat soit postposée.

4.7   Dans le cas où une facture serait restée impayée en entier ou en partie après la date limite, le client est tenu à payer au dessus de la somme à verser des intérêts de retards de 1% par mois à partir de la date facture sans qu’une mise en demeure soit nécessaire. Chaque mois commencé sera compté comme un mois complet.

Art. 5    Droit de propriété

Tout les éléments fournis au client restent la propriété de Time Gala jusqu’au moment où tous les montants, dus par le client pour les éléments fournis ou pour les services prestés seront entièrement payés. Ceci vaut également pour des éléments fournis par des tierces partis sur demande de Time Gala.

Art. 6    Force majeure

6.1     Time Gala n’est pas responsable quand un service ne peut pas être assuré dans des situations de force majeure, ainsi que prévus par le droit commun.

6.2     Pendant une situation de  force majeure Time Gala ainsi que le client sont en droits de suspendre leurs obligations découlant du contrat d’entretien totalement ou partiellement sans que des dommages et intérêts puisent être demandés de part et d’autre.

6.3     Si la période de force majeure a duré plus d’un mois, chacun des partis est en droit de suspendre l’accord par courrier recommandé avec effet immédiat, sans que des dommages et intérêts puisent être demandés de part et d’autre. 

Art. 7   Responsabilité

7.1   L’engagement de Time Gala est un engagement de moyens, sauf si ceci a été explicitement convenu différemment. Le client déclare être au courant que PlanExpert est un logiciel standard (et non un produit sur mesure) avec de nombreuses options paramétrables, mais réalise qu’il y a aussi des limites. À l’aide d’un cahier des charges et/ou d’une démonstration le client a eu la possibilité de voir que PlanExpert correspond à ses souhaits. En aucun cas il peut faire appel à cause des manquements de fonctionnalités si celles-ci n’ont pas été discutées auparavant. Dans la mesure du possible et dans des délais raisonnables il se peut que Time Gala demande au développeur d’ajouter des fonctionnalités utiles selon la demande du marché et dans mesure où suffisamment d’utilisateurs le demandent..

7.2   Time Gala a le droit de transférer les systèmes et contrats d’entretien vendus à un partenaire qualifié. Ce transfert sera annoncé par écrit au client par les deux partis. Le client accepte de conclure avec le nouveau partenaire un contrat d’entretien aux mêmes conditions qu’avec Time Gala

7.3   La société GeoCon GmbH établie à la Rudowerchaussee 29 à 12489 Berlin, Allemagne est le développeur de PlanExpert et s’oblige à supporter les clients Belges et ceux des Pays-Bas dans le cas où Time Gala ou ses partenaires ne pourraient plus garantir pour n’importe quelles raisons leurs obligations par rapport à l’entretien des systèmes.

Art. 8   Litiges

8.1   Au cas où un des partis serait en défaut de respecter les obligations découlant du présent contrat, pendant une période supérieure à trente jours après notification écrite par l’autre parti, ce dernier est en droit de mettre fin par écrit, avec effet immédiat et sans devoir recourir à une action judiciaire, au présent contrat et dès lors à la maintenance.

8.2   Toute dérogation aux présentes conditions n’a d’effet que si elle a été convenue par écrit par les deux partis.

8.3   Le présent contrat est régi par le droit belge. Tout litige portant sur son interprétation ou son exécution sera de la compétence exclusive des tribunaux du Brabant Flamand.

Art. 9  Suspension et rupture

9.1   Time Gala est sans aucune obligation de dommages et intérêts en droit de rompre l’engagement entièrement ou en partie sans besoin d’intervention judiciaire si le client n’avait pas exécuté convenablement et à temps ses obligations qui découlent du contrat. Avant de procéder à ceci Time Gala enverra au client une mise en demeure par écrit dans laquelle il lui permettra de satisfaire quand même à ses obligations. En cas de faillite du client ou surséance de payement Time Gala pourra disposer des biens fournis et le contrat sera également rompu.

Art. 10   Protection de l’information

10.1 Tous les droits de propriété intellectuelle qui reviennent à Time Gala sont réservés, également  dans la mesure où ils trouvent leur fondement dans les prestations exécutées pour le client. Le client a le droit d’exécuter ces droits pour les besoins de sa propre société dans la mesure où cela a été envisagé par le contrat entre Time Gala et le client.

10.2 Chaque parti accepte l’obligation de considérer comme strictement confidentiel les données portées à sa connaissance dans le cadre du contrat régi par ces conditions générales de vente et dont il est clair qu’ils appartiennent à l’information confidentielle de l’autre parti.

Conditions spécifiques par rapport au contrat d’entretien de PlanExpert

Art. 11    Durée et échéance

11.1   Le contrat d’entretien omnium débute à partir du premier du mois suivant l’installation de PlanExpert auprès du client. Time Gala déclare assurer la maintenance logicielle pendant une période de trois ans à dater de la prise en possession de PlanExpert. Pour sa part, le client déclare accepter l’achat de la maintenance pendant cette période. Après cette période, le contrat de maintenance est automatiquement prolongé d’un an, à moins qu’un des deux partis n’ait résilié le contrat par écrit trois mois minimum avant la date d’échéance.

Art. 12    Obligations de maintenance de Time Gala

12.1   Pendant la période de maintenance, Time Gala s’engage à maintenir le logiciel en bon état de marche et d’effectuer, à cet effet, les tâches de maintenance et de réparation.

12.2   La maintenance logicielle peut également comprendre l’installation de versions corrigées de programmes, sans nécessité pour le client de signaler les erreurs. Ces corrections portent sur les corrections des bugs que Time Gala estime nécessaires pour améliorer le fonctionnement du logiciel. Ne sont pas comprises dans ces corrections : les fonctions complémentaires ou simplifications d’utilisation du logiciel qui n’étaient pas présentes au moment de l’achat et qui font partie de nouvelles options logicielles ou nouvelles versions.

12.4   Les nouvelles versions des logiciels standard installés chez le client sont gratuitement mises à disposition par Time Gala. Au cas où le client recourt à cette option, il est tenu, le cas échéant, d’acquérir à ses frais le matériel, les extensions ou nouvelles versions de logiciels de tiers exigées par cette nouvelle version.

12.5   Après signalisation d’un problème logiciel durant les heures de bureau de 9:00 à 17:00 heures ou par e-mail, Time Gala prendra contact avec le client afin de communiquer l’action à entreprendre pour corriger le problème. Time Gala fera de son mieux pour résoudre en un jour ouvrable les défaillances qui entraînent l’incapacité totale pour le logiciel de fonctionner. Les autres défaillances seront corrigées dans les plus brefs délais selon l’urgence et Time Gala communiquera au client le délai estimé pour apporter ces corrections.

12.6   Time Gala prévoit un télésupport, c’est-à-dire une assistance téléphonique. Celui-ci vise à expliquer le fonctionnement du logiciel et est dispensé au responsable de l’application (et son éventuel remplaçant fixe) tel que désigné par le client, lequel responsable aura préalablement été formé par Time Gala à être gestionnaire d’application. Le client à droit à maximum deux heures de support téléphonique par mois. L’implémentation de nouvelles fonctionnalités tombe en dehors du support téléphonique classique et sera donc facturée. Dans ce cas-là Time Gala préviendra le client à l’avance du coût de ce service.

12.7   Time Gala peut, en cas de sortie d’une nouvelle version, annoncer une date (pour autant que le délai soit au moins de deux ans à venir) à partir de laquelle l’ancienne version ne bénéficiera plus de la maintenance.

Art. 13   Obligations du client.

13.1.  Le client signale à Time Gala la/les défaillance(s) observée(s) dans le logiciel par voie écrite et de la manière la plus détaillée possible. Après réception de la signalisation, Time Gala procède le plus vite possible à la réparation de la/des défaillance(s). Time Gala est en droit de procéder à des solutions temporaires, voire des by-passes ou restrictions préventives, sur le logiciel, pour autant que ceux-ci n’entraînent pas une stagnation grave des activités automatisées de l’entreprise cliente. Le client donnera à Time Gala un accès illimité à l’équipement sur lequel fonctionne le logiciel.

13.2   Le client est responsable de la sauvegarde régulière de ses données.

13.3   Sans autorisation écrite préalablement reçue de Time Gala, le client ne pourra apporter aucune modification au logiciel et à la base de données.

13.4   Le client s’engage à établir une connexion par Internet avec les bureaux de Time Gala afin de faciliter le service. A cette fin PlanExpert est équipé d’une possibilité de connexion à distance. Chaque fois qu’il s’avère utile ou à titre permanent, le client pourra donner à Time Gala la permission de regarder les écrans de PlanExpert et même de corriger des données. 

Art. 14    Exceptions

14.1.  La réparation des dommages dus, sans s’y limiter, à un usage non responsable, à des causes extérieures telles que des erreurs de commande, le transport, des négligences, des erreurs d’utilisation, des erreurs dans les lignes de communication, des perturbations du réseau électrique, la foudre, un accident, un incendie, des dégâts d’eau, ou des défaillances causées par un autre équipement, sera imputée au client en application des tarifs en vigueur pour de telles tâches. A la demande du client, Time Gala procurera, dans la mesure du possible, une estimation préalable des coûts.

14.2   Time Gala ne peut être tenu responsable d’une éventuelle perte de données non copiées. La récupération éventuelle des données perdues n’est pas comprise dans le contrat standard de maintenance et est toujours exécutée sur la base d’une estimation du coût.