Acheter un système de planification des horaires

2014-09-30

La décision est tombée : vous allez acquérir un système de planification. La grande question est maintenant : « Lequel ?”

Piège

Il semble attrayant d’aller demander à des institutions voisines quel système ils utilisent et d’aller y jeter un coup d’œil. Bonne idée mais prenez en compte que chaque institution a ses propres priorités et sa propre façon de travailler qui ne correspondent pas nécessairement aux vôtres.

Il arrive aussi souvent que les systèmes sont sous-employés. Un système de planification des horaires dispose souvent de pas mal de possibilités, mais celles-ci ne sont pas toujours exploitées pas les utilisateurs.

Les raisons en sont diverses :

  • La direction de l’institution concernée ne souhaite pas « trop » investir dans la formation et l’accompagnement de ses utilisateurs ce qui a comme conséquence que des possibilités intéressantes ne sont pas connues. De par notre expérience nous savons toutefois qu’une institution qui, un an après sa formation initiale, investit dans une journée supplémentaire de formation est dans tous les cas très content du rappel et de l’apprentissage de « nouvelles » possibilités qui leur feront gagner du temps et grâce auxquelles leur investissement aura plus de rendement.
  • Les collaborateurs qui ont suivi la formation initiale ont quitté la maison et leurs remplaçants ne connaissent pas beaucoup plus que les fonctionnalités élémentaires afin d’envoyer leurs heures correctement au système des salaires. En pratique ils ne gagnent plus de temps.

Il est toujours décevant quand vous rendez visite à une telle institution. Souvent vous gardez une impression irréaliste du système lui-même.

En général il est aussi à déconseiller de suivre aveuglement la décision des autres, mêmes des organismes de coordination car vous ne savez pas quels critères ils ont utilisés lors de leur choix et si ceux-ci correspondent à votre propre perception.

Internet

A coup sur l’internet est une source utile pour trouver des fournisseurs potentiels. Il est important que vous fassiez votre recherche de la façon la plus spécifique possible. Ainsi : “système de planification d'horaires” et “Suivi des besoins en occupation“, (en mettant les “ ) sont à conseiller.

Démonstration

Vous avez constitué une liste de fournisseurs potentiels. Avant de rédiger votre cahier des charges, il vaut mieux demander une démonstration étendue auprès d’un démonstrateur chevronné. S’il fait bien son travail, il discutera avec vous de vos objectifs, il élargira votre horizon et vous montera dans son logiciel exactement les éléments qui répondent à votre situation. Vous pourrez alors également constater si le système proposé est suffisamment flexible. Dans ce cadre une question importante est s’il est possible de changer ultérieurement certains choix concernant la paramétrisation. Par exemple : votre institution est divisé en un nombre d’unités, mais, à cause d’une réorganisation ou la construction d’un nouveau bâtiment, vous souhaitez adapter fondamentalement cette organisation en regroupant et en planifiant vos collaborateurs d’une façon complètement différente. Peux de systèmes viennent à bout d’une telle mission.

Pourtant, souvent les institutions se méfient des démonstrations données par le fournisseur. Elles craignent que le vendeur va leur raconter des carabistouilles. En effet, toutes les sociétés ne sont pas aussi fiables sur ce point. Pour éviter ceci vous avez deux armes :

  • Exigez que le démonstrateur prouve tout ce qu’il raconte en le montrant dans son logiciel. Ne vous contentez pas d’un « oui, on peut ». S’il n’est pas capable de le prouver au moment même et s’il vous promet la preuve à un moment ultérieur, vérifier si vous obtenez bien cette preuve ou bien si la fonctionnalité demandé vous est promise sur papier.
  • Idéalement le démonstrateur/vendeur devrait aussi être celui qui vient implémenter le système chez vous. En effet, il a déjà parlé avec vous de vos objectifs et vous avez pu vous rendre compte de sa compétence. Il arrive malheureusement encore que des institutions se font « avoir » par les belles paroles d’un vendeur qui, après la commande, ne viendra plus jamais les voir. Plus fort : elles n’ont aucune idée des compétences techniques et pédagogiques et de l’expérience de celui qui va leur accompagner lors du démarrage de leur système. Demandez des éclaircissements sur ce point. 

Pourquoi est-il quand même utile d’entrer en contact avec les clients de votre fournisseur potentiel ?

Indépendamment du piège annoncé au début de notre article il est bien utile de demander à des clients s’ils sont satisfaits des services qu’ils obtiennent de leur fournisseur. Prenez là aussi en compte que la « satisfaction » a à nouveau un caractère très personnel. Posez onc des questions pratiques telles que :

  • La formation et l’accompagnement se sont-ils bien déroulés ? L’accompagnateur, était-il compétent ?
  • Les planificateurs, aiment-ils travailler avec le système ? Nous connaissons des institutions qui ont acquis un système mais où en pratique les planificateurs continuent à rédiger leur planning sur papier ou sur une feuille Excel et l’introduisent seulement dans le système pour satisfaire aux besoins du service du personnel.
  • De combien de jours le fournisseur a eu besoin pour rendre le système opérationnel ; chaque jour coûte son temps et son prix ?
  • Avec quelle aisance le système a été rendu opérationnel ? Quel temps cela a nécessité ? A quel moment ont-ils pu connecter pour la première fois leur programme de planification au système des salaires ?
  • Après une question de votre part, combien de temps le fournisseur a besoin pour réagir professionnellement ?
  • Le fournisseur, prévoit-il des « journées utilisateurs » ?
  • Avec quelle fréquence des nouvelles versions sont fournies ? Ce dernier point demande quelques explications. Souvent il est stipulé dans les conditions générales que les nouvelles versions (avec de nouvelles fonctionnalités) sont incluses. Mais les clients, en sont-ils averti ? Est-il facile d’obtenir ces nouvelles versions ? Pour un fournisseur la mise à disposition de nouvelles versions représente une charge de travail supplémentaire. Peut-être préfère-t-il que les clients changent le moins possible et est-il avare d’informations sur ce point.

Volontairement nous ne nous sommes pas attardés sur les aspect fonctionnelles auxquelles un bon système de planification doit satisfaire. Nous avons préféré de mettre en lumière quelques aspects auxquelles on accorde généralement (trop) peu d’importance.

Souhaitez-vous démarrer un dialogue concernant cet article ou concernant les aspects fonctionnels de la planification des horaires vous êtes priés de me contacter. Cela peut se faire par e-mail info@timegala.com ou par ce BLOG.

Peter Coppens
Gestionnaire Time Gala

 

 

 

 

 
 
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